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V Stage di archivistica per operatori negli archivi delle famiglie francescane. Roma, 15-18 novembre 2010. Pontificia Università Antonianum - Scuola Superiore di Studi Medievali e Francescani

Dal 15 al 18 novembre 2010 si e tenuto a Roma, presso la Pontificia Universita Antonianum, il V stage di archivistica rivolto agli operatori negli archivi delle famiglie francescane, condotto dal Prof. Andrea Maiarelli. Lo stage, divenuto ormai un punto di riferimento annuale per gli operatori del settore, nonchè per gli studenti dell’Università “La Sapienza” di Roma, ha offerto la possibilità di applicare le conoscenze teoriche a materiale archivistico originale, affrontando direttamente le attività e le metodologie di schedatura, riordinamento e inventariazione di un fondo documentario.

Anche quest’anno si e preso in esame il fondo archivistico del convento dell’Eremo delle Carceri di Assisi, appartenente alla Provincia Serafica dei Frati Minori dell’Umbria e luogo simbolo del francescanesimo delle origini, portando cosi a termine il lavoro di inventariazione iniziato durante lo stage del 2009.

Nel corso della prima giornata il Prof. Maiarelli ha introdotto la storia dell’Ordine dei Frati Minori, l’ente produttore, ripercorrendo l’iter storico di formazione delle famiglie del primo Ordine, sottolineando con attenzione quei particolari momenti in cui divisioni interne alle famiglie portarono alla distinzione tra i frati legati alla ‘regolare osservanza’ e quelli che invece si attenevano alla ‘più stretta osservanza’. Si e cosi appreso che il convento dell’Eremo delle Carceri, appartenuto sempre alla ‘più stretta osservanza’, fu inserito tra i conventi di riferimento della Provincia di Santa Chiara fino al 1946, anno in cui la Provincia fu riunita con quella di San Francesco e venne costituita l’unica Provincia Serafica dei Frati Minori dell’Umbria. Questa prima fase di studio, in cui sono state evidenziate le vicende istituzionali e quei fatti rilevanti che, nel corso dei secoli, hanno avuto ricadute sul funzionamento del convento e sulle forme di produzione e conservazione documentaria, costituisce un momento fondamentale in quanto e proprio l’attività dell’istituzione, la sua storia e la sua articolazione interna, in con- tinuo mutamento, a determinare le tipologie documentali che andranno a costituire il fondo archivistico.

Si e poi sottolineata l’importanza di procedere metodicamente seguendo un ideale piano di lavoro durante il riordino e l’inventariazione del fondo. A tale scopo e estremamente utile da un lato l’individuazione di quegli inventari di fondi archivistici, editi o inediti, analoghi a quello su cui si deve operare, dall’altro lo studio dei precedenti riordinamenti e degli altri interventi che hanno comunque portato alla manipolazione della documentazione all’interno del fondo in esame.

Occorre infatti comprendere come sono organizzate le carte e soprattutto se vi siano stati interventi irreversibili che non consentono di ricostituire la situazione originaria dell’archivio, valutando caso per caso eventuali interventi di medio livello per dare un ordine logico alla documentazione. Soltanto dopo questa prima fase, che potremmo definire ‘di studio’ e che consente di ‘fotografare’ l’attuale situazione del fondo prima di qualsivoglia intervento, si può passare a ‘prendere in mano le carte’, selezionando il materiale di stretta pertinenza archivistica, magari distribuito in sedi diverse, dividendolo da ciò che non lo e, e riunificandolo in un luogo di lavoro adeguato. Se non e possibile ricondurre la documentazione all’archivio di origine (p. es. perche il convento e stato soppresso e l’archivio demaniato), si può operare un riordinamento fittizio, ricostruendo ‘sulla carta’ il fondo originale. La documentazione va poi preriordinata per partizioni e serie omogenee, in modo tale da poter procedere sia alla schedatura delle unita archivistiche (per serie aperte o chiuse), secondo i criteri internazionali di descrizione e assegnando una numerazione provvisoria tramite l’uso di fustelle, sia a modesti interventi di ricondizionamento delle stesse (p. es. ricostituendo e sostituendo le cartelline contenute nelle buste). A questo punto sarà possibile procedere al riordinamento e all’elaborazione dell’inventario, elaborando anche le introduzioni storico-istituzionali delle partizioni e delle serie, in cui andranno indicati anche i criteri metodologici del riordinamento, per poi concludere con le ultime fasi della cartellinatura, del perfezionamento delle forme di condizionamento e dell’etichettatura.

Il secondo giorno il Prof Maiarelli ha poi esposto uno ‘schema tipo’ di archivio.

Partizioni e serie sono state analizzate nel dettaglio, con particolare riguardo alla partizione delle ≪Sante messe≫, valida per tutti gli enti religiosi in cui vivano sacerdoti e si celebrino messe. E stata quindi esaminata la normativa emanata dai pontefici sull’argomento, come la dichiarazione di Urbano VIII del 1628 sulla facolta di ricevere legati (Congregatio negotiis Fratrum Minorum), la costituzione apostolica Nuper (De celebratione missarum) di Innocenzo XII del 1697, che rese obbligatoria la registrazione dei legati e delle messe in base alla loro tipologia, il Decreto del 1726 emanato dal Ministro generale ofm Lorenzo di San Lorenzo, che istituì precise modalità di registrazione per legati, messe e obblighi di carità. L’esame cosi minuzioso di questa partizione si e rivelato poi fondamentale in fase di esercitazione pratica al fine di distinguere le diverse modalità di registrazione delle ≪Sante messe≫ e per l’attribuzione corretta dei vari registri, in fase di schedatura, alle serie di appartenenza.

Sono stati poi illustrati i criteri di descrizione delle unita archivistiche, sottolineando quegli elementi che devono essere obbligatoriamente indicati, come la datazione, i titoli originali o attribuiti (se necessario), la segnatura e gli estremi cronologici, l’eventuale partizione dell’unità documentaria in sottounita (ciascuna numerata e collocata in linea autonoma), il condizionamento, le condizioni fisiche (solo in caso di condizione precaria) e le eventuali segnature precedenti, nonchè l’eventuale presenza di repertori ed altre annotazioni ritenute particolarmente utili a fini archivistici o di ricerca. Per i registri, inoltre, dovrà essere indicata la numerazione delle carte o pagine e l’eventuale presenza di carte sciolte.

Il terzo e il quarto giorno i partecipanti allo stage, divisi in gruppi, hanno provveduto alla schedatura delle singole unita documentarie appartenenti al fondo archivistico in esame: ogni gruppo, sotto la guida del Prof. Maiarelli, ha presentato ai partecipanti le proprie schede, che sono state discusse, spiegate e confrontate, dando luogo a discussioni collettive estremamente proficue. Al termine di questo lavoro e stato poi possibile ricondurre con maggiore precisione le singole unita alle serie di appartenenza e ricostruire la struttura del fondo, creando un vero e proprio inventario del fondo archivistico dell’Eremo delle Carceri.

Al termine di questo V stage il Prof. Pietro Messa, Preside della Scuola Superiore di Studi Medievali e Francescani, ha annunciato che la VI edizione dello stage di archivistica per operatori negli archivi delle famiglie francescane si terrà da lunedì 14 a giovedì 17 novembre 2011 e prenderà probabilmente in esame materiale documentario di una Curia Provinciale o di una personalità importante dei frati Minori.