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IV Stage di archivistica per operatori negli archivi delle famiglie francescane. Roma, 16-19 novembre 2009. Scuola Superiore di Studi Medievali e Francescani. Pontificia Università Antonianium

Si e svolto a Roma, presso la Pontificia Università Antonianum, il IV Stage di archivistica rivolto agli operatori di archivi delle famiglie francescane, tenuto dal prof. Andrea Maiarelli. Il Corso e stato frequentato anche da un cospicuo numeri di studenti dell’Università Sapienza di Roma.

Lo stage e stato strutturato al fine di simulare un’esperienza pratica incentrata sui metodi di schedatura e inventariazione. Nello specifico si e preso in esame il materiale documentario del fondo archivistico del convento dell’Eremo delle Carceri di Assisi, appartenente alla Provincia Serafica dei frati Minori dell’Umbria.

Nel pomeriggio del giorno 16 novembre e stata svolta una lezione di introduzione alla storia dell’Ordine dei frati Minori. In questa sede è stato ripercorso l’iter storico di formazione delle tre famiglie del primo Ordine.

Si è inoltre precisato che nei secoli all’interno dell’Ordine dei frati Minori vennero a distinguersi altre divisioni tra cui quella relativa ai frati legati alla regolare osservanza e quelli della più stretta osservanza. La ricostruzione del prof. Maiarelli ci ha introdotto cosi alla storia del convento dell’Eremo delle Carceri, appartenuto sempre alla più stretta osservanza. Questo fu inserito tra i conventi di riferimento della Provincia di Santa Chiara fino al 1946, anno in cui la Provincia fu riunita con quella di San Francesco e venne costituita l’unica Provincia Serafica dei frati Minori dell’Umbria.

Dopo questo escursus storico il prof. Maiarelli ci ha illustrato un ideale piano di lavoro da seguire durante il riordino e l’inventario di un fondo archivistico.

In tal modo sono state individuate otto fasi:

– in primo luogo e stata evidenziata l’importanza dello studio approfondito della storia dell’ente al quale appartiene il fondo, in modo da individuare le vicende istituzionali dello stesso e comprendere più facilmente la costituzione del fondo.

– Successivamente si e sottolineata l’importanza dell’individuazione e selezione del materiale dividendo ciò che e di pertinenza strettamente archivistica da ciò che non lo è.

– Riunificazione del materiale archivistico.

– Individuazione dei precedenti interventi archivistici analizzando l’effetto che hanno avuto sulla documentazione.

– Pre-riordino del materiale per serie o partizione omogenee.

– Schedatura delle unita archivistiche e riconduzione delle stesse.

– Riordinamento ed elaborazione dell’inventario.

– Cartellinatura e perfezionamento del condizionamento.

In seguito il prof. Maiarelli ha esposto un sistema tipo di archivio che può essere come di seguito sintetizzato:

l Diplomatico: privilegi

l Intrumenta

l Verbali del discretorio/ Capitolo conventuale

l Verbali delle Sacre visite

l Carteggio:

– cronologico

– tematico

l Patrimonio e amministrazione:

– inventari

– note e quietanze

– registri entrate/uscite

l Sante Messe:

– bastardelli

– registri di Messe celebrate

l Necrologi

l Noviziato

l Cronache e memorie:

– cronache conventuali

– memorie diverse

l Archivi aggregati

Successivamente il prof. Maiarelli ha posto l’attenzione sul materiale archivistico relativo ai registri delle sante Messe, del quale e stata fatta una analisi specifica e approfondita. Questi possono essere cosi distinti ed identificati:

l Tabella dei legati: repertori degli oneri perpetui e temporanei.

l Registri dei legati: annotazioni di ricezione di elemosine e soddisfazioni degli oneri.

l Bastardelli: annotazione di ricezione dell’onere, messe avventizie, assunzione di oneri di messe avventizie.

l Reg. delle messe manuali: annotazione di soddisfazione di messe e oneri.

l Reg. degli obblighi di carita: annotazioni di soddisfazioni di messe pro familia, pro defunti.

Nella mattina del secondo giorno si e proceduto all’analisi dei registri appartenenti al fondo conventuale dell’Eremo delle Carceri. In tal senso si è proceduto ad una prima analisi e alla cartellinatura delle singole unita. Nel pomeriggio e stata simulata la produzione di un inventario dei registri, infatti una volta che le singole unita sono state analizzate e stato possibile ricondurle alle serie di appartenenza e ricostruire la struttura del fondo. Questo tipo di lavoro e proseguito anche nel pomeriggio del terzo giorno.

Nella quarta giornata si e proceduto alla analisi, alla cartellinatura e alla schedatura inventariale del carteggio. In tale sede il prof. Maiarelli ha sottolineato che nell’analisi della struttura di un fondo archivistico e fondamentale comprendere se nella storia della formazione del fondo siano stati fatti dei precedenti interventi di riordino, che possono aver in parte snaturato la struttura originaria dell’archivio. In tal caso il prof. Maiarelli ha precisato che è necessario valutare se sia opportuno o meno riportare allo stato originario la composizione del fondo o se sia bene conservare la situazione attuale.

Nel pomeriggio con l’ultimo intervento del prof. Maiarelli e stato abbozzato l’inventario del fondo conventuale dell’Eremo delle Carceri. In seguito si è concluso lo stage con un breve confronto su i diversi esempi riportati.

Al termine di questo IV stage il preside della Scuola Superiore di Studi Medievali e Francescani ha annunciato che la V edizione dello stage di archivistica per operatori negli archivi delle famiglie francescane si terrà da lunedì 15 a giovedì 18 novembre 2010.